La modificación de horarios en la formación bonificada constituye un tema recurrente de consulta debido a la frecuencia con la que estas modificaciones se presentan en ciertos contextos formativos, como los cursos individuales "one-to-one". La naturaleza flexible de estos cursos, que suelen impartirse de forma presencial o mediante aula virtual, implica una continua adaptación a las disponibilidades de los participantes. Este documento tiene como objetivo clarificar el procedimiento adecuado para reflejar dichas modificaciones, de acuerdo con la normativa vigente y las recomendaciones elaboradas por Autoforma, y ofrecer mejores prácticas para evitar problemas durante los procesos de inspección o auditoría.La adaptación horaria es particularmente relevante en formaciones individualizadas o en grupos reducidos, donde el éxito del proceso de enseñanza-aprendizaje depende de la capacidad para responder a las necesidades específicas de los alumnos. Comprender los mecanismos formales de notificación y documentación de estas modificaciones resulta esencial para el cumplimiento normativo y para la optimización del proceso formativo, evitando posibles sanciones regulatorias.Observaciones en las Hojas de AsistenciaLa hoja de asistencia se erige como el documento central para justificar la asistencia del alumno. En dicho documento deben constar, entre otros datos, el nombre del alumno, su NIF y la firma de asistencia, además de un apartado destinado a las observaciones, el cual permite consignar incidencias particulares que afectan a la asistencia. Este apartado adquiere una relevancia singular cuando un alumno, debido a circunstancias justificadas, debe retirarse antes de completar la totalidad de la sesión. Más allá de los registros habituales, las observaciones ofrecen una herramienta valiosa para documentar pormenores ocurridos durante el desarrollo de las actividades formativas, incrementando la transparencia del proceso.En situaciones donde se registra una salida anticipada, recomendamos asentar claramente la hora de salida en la columna de observaciones. Esta medida resulta fundamental en caso de inspección, ya que permite justificar ausencias parciales y proporciona evidencia objetiva sobre la conducta del alumno. Documentar con precisión estas ausencias contribuye a evitar no conformidades y a mantener la transparencia requerida en el proceso de gestión de la formación. La gestión adecuada de las observaciones no solo es una buena práctica para las formaciones bonificadas, sino también una exigencia que garantiza que todos los eventos relevantes queden debidamente documentados.Cabe también señalar que el apartado de observaciones permite registrar otros eventos imprevistos que puedan influir en el desarrollo del curso, tales como problemas técnicos, cambios de ubicación o modificaciones en el contenido debido a exigencias específicas de los participantes. Estos registros detallados contribuyen a la trazabilidad del proceso formativo y minimizan riesgos durante auditorías o inspecciones.Notificación de Cambios de HorarioEn aquellos casos en los que resulte necesario realizar una modificación del horario previamente comunicado a Fundae (por ejemplo, adelantar una sesión del viernes al jueves), es indispensable que dicho cambio se registre en el apartado de observaciones de Fundae. Aunque actualmente este apartado no conserva un registro temporal (fecha y hora) de la modificación, sigue siendo la vía correcta para dejar constancia de alteraciones puntuales. Es fundamental que dicha modificación se comunique con la mayor antelación posible para evitar inconvenientes durante inspecciones futuras.La recomendación de Autoforma es que no se alteren los horarios de la hoja de asistencia una vez que el curso ha comenzado. En su lugar, si se produce un cambio de horario, se debe indicar en el apartado de observaciones tanto en la hoja de asistencia como en el registro de Fundae. Esta estrategia minimiza el riesgo de inconsistencias documentales que puedan comprometer la validez de los registros. Cualquier modificación directa de horarios en la hoja de asistencia puede derivar en inconsistencias que dificulten la trazabilidad y susciten problemas durante una revisión del curso por parte del SEPE. Por el contrario, el uso del apartado de observaciones permite la flexibilidad necesaria sin alterar la estructura formal del curso.Además, las observaciones deben ser extremadamente precisas y concisas, indicando claramente la naturaleza del cambio, la fecha original, la nueva fecha y el motivo que justifica la alteración. La transparencia y la claridad en la comunicación de estos cambios son fundamentales para evitar interpretaciones erróneas o cuestionamientos en revisiones futuras. Recomendamos describir de forma detallada las razones que motivan el cambio y asegurar que dicha información esté disponible para cualquier inspección.Ejemplo de Modificación en ObservacionesConsideremos un ejemplo práctico: si la sesión del 1 de noviembre debe adelantarse al 31 de octubre debido a que el 1 de noviembre es festivo, se debe proceder de la siguiente manera:

1. En el aplicativo de Fundae, incluir en el apartado de observaciones: "La sesión programada para el 1 de noviembre de 2024 ha sido adelantada al 31 de octubre de 2024, en el mismo horario".
2. En la hoja de asistencia correspondiente al 1 de noviembre, registrar igualmente la modificación en el apartado de observaciones.
3. Asegurarse de que todos los involucrados, incluyendo al formador y a los alumnos, sean informados del cambio con suficiente antelación para prevenir confusiones. La claridad y eficacia en la comunicación entre los implicados es clave para que la modificación se implemente sin inconvenientes y para que la asistencia quede debidamente documentada.

Es importante tener presente que cualquier omisión en la documentación de estos cambios puede derivar en problemas graves, especialmente durante una inspección.Recordatorio FinalFinalmente, resulta esencial utilizar el apartado de observaciones para documentar cualquier ausencia parcial durante una sesión. Si un alumno debe ausentarse temporalmente, esta circunstancia debe quedar reflejada claramente en las observaciones, indicando los horarios exactos de entrada y salida. Este nivel de detalle contribuye a evitar inconvenientes con los técnicos del SEPE, ya que se ofrece una imagen fidedigna de la asistencia.Recomendamos también que el responsable de la formación realice revisiones periódicas de las hojas de asistencia, asegurándose de que todas las observaciones estén debidamente completadas y reflejen fielmente los eventos sucedidos durante las sesiones. De este modo, se minimizan los riesgos de incurrir en errores que pudieran resultar en incidencias o problemas durante una inspección.Desde Autoforma, subrayamos la importancia de una gestión meticulosa de los cambios de horario y su adecuada notificación, puesto que estos elementos garantizan la transparencia y el cumplimiento normativo en la formación bonificada. Una gestión apropiada no solo asegura el cumplimiento de las obligaciones regulatorias, sino que también demuestra el compromiso de la entidad con la calidad del proceso formativo, su gestión y la satisfacción de los participantes. Mantener registros precisos y ser transparente en cada fase del proceso de gestión de la formación bonificada constituye la base para una formación sólida y exenta de inconvenientes regulatorios.Como complemento a este artículo, incluimos un extracto en formato podcast del taller de asociados de Autoforma, realizado el 25 de octubre de 2024, donde se aborda en detalle este tema. Recomendamos escucharlo para profundizar en las recomendaciones y ejemplos prácticos sobre la modificación de horarios y el uso de las observaciones.