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Ogni sabato, un contenuto formativo gratuito in podcast: pochi minuti utili a non restare indietro sul tema dell’innovazione digitale e organizzativa nella PA.

Il tema di oggi riguarda i piani di gestione della comunicazione nel project management.

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Trascrizione del podcast:

Sapevi che, secondo il Project Management Institute, le organizzazioni che riescono a ottenere alti livelli di performance complessiva utilizzano veri e propri piani di comunicazione, efficaci per la messa in condivisione delle conoscenze nel gruppo di lavoro e verso il cliente?

Vediamone insieme le caratteristiche principali.

Prima di tutto, cosa si intende per piano di comunicazione? Si tratta di uno strumento che consente di condividere le informazioni relative a un progetto

Internamente, tra i membri di un gruppo di lavoro

Alle persone esterne al progetto, che condividono la stessa visione (come l’organizzazione);

E gli eventuali destinatari o clienti interessati al progetto.

Il Piano, inoltre, stabilisce linee guida chiare su

Chi ha la responsabilità di condividere le informazioni;

In che modo;

E quali informazioni sia il caso di condividere o tenere riservate.

Ma come si crea un piano di comunicazione efficace? Ecco cinque passaggi chiave per la sua creazione:

In primo luogo, è importante descrivere il piano per grandi linee, comprese le motivazioni della sua esistenza e con la descrizione di massima su come sarà implementato all’interno del progetto;

A seguire, è importante delineare gli obiettivi e le aspettative di ciò che si vuol raggiungere con il progetto, dividendo il piano in linee di attività, e facendole seguire da output precisi. In ogni progetto, infatti, è possibile che esistano obiettivi differenti che possono dover esser raggiunti con modalità, strumenti e responsabilità differenti;

La comunicazione, poi, non può arrivare da una sola persona durante tutto il progetto. Vanno quindi definiti chiaramente tutti i ruoli e le relative responsabilità di comunicazione;

Quali strumenti si utilizzeranno e come un messaggio verrà consegnato, poi, sono aspetti che variano da progetto a progetto. Gli strumenti ed i metodi preferiti dovrebbero essere quelli in cui il gruppo ricevente avrà le migliori possibilità di comprendere ciò che si sta loro comunicando. Spesso, infatti, si commette l’errore di prendere in considerazione solo le peculiarità di chi deve trasmettere la comunicazione. È fondamentale, invece, tenere sempre in considerazione il ricevitore quando si sviluppa il contenuto della comunicazione e il metodo con cui il messaggio verrà consegnato;

Infine, è importante monitorare e analizzare il piano a intervalli regolari. Durante il ciclo di vita del progetto è importante vedere cosa funziona, cosa no, e quali modifiche sono necessarie. Inoltre, è utile chiedere alle parti interessate e al team il loro contributo e documentare le scoperte per migliorare i piani futuri.

Avere un piano di comunicazione di progetto farà risparmiare un sacco di grattacapi e di dubbi e darà al progetto maggiori possibilità di successo.

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