Te cuento cómo lo hago, y cómo creo que se debe organizar la documentación sobre las reparaciones del año anterior, para cerrar el año de forma eficaz
 
En el programa de hoy

Qué información hay que gestionar en un taller
Por qué el histórico de reparaciones debe poder consultarse siempre con facilidad
Cómo organizar el historial del año anterior

Qué información debemos gestionar en el taller

Órdenes de trabajo (cerradas y abiertas)
Materiales y piezas de repuesto
Inventario de herramientas y útiles

No basta con archivar los papeles en un armario

La información sobre averías y tareas preventivas debe permanecer accesible
Podemos necesitar consultar detalles de intervenciones anteriores en cualquier momento
Los datos deben estar bien organizados para encontrarlos rápidamente
Entregar a los clientes un historial del año cerrado da muy buena impresión
Además es útil (por ejemplo para sus propias auditorías)
El cambio de año nos puede servir para aligerar los archivos, almacenando la información que menos se usa para despejar los archivos y carpetas (sean físicos o digitales)

Formas de organizar la información

En papel, en tablas de Excel o en una aplicación específica
Si lo haces en papel o Excel, debes usar índices
Indexa por cliente, por máquina y por fecha, o por otro parámetro de consulta
Así podrás encontrar el mismo documento a partir de distintas búsquedas
Las aplicaciones dedicadas ya tienen esto en cuenta, por lo que te permiten buscar y filtrar la información de distintas formas y muy rápido
Si no usas una aplicación, los documentos deben poder localizarse muy rápido
Si el sistema no es sencillo y rápido, al final no se usa, por lo que la información no sirve

Conclusiones

La información solo es útil si nos facilita el trabajo o nos ayuda a mejorar los resultados
Hay que analizar bien las formas en las que la vamos a necesitar para saber cómo organizarla
Si lo hacemos bien, resolveremos problemas complicados con mucha más facilidad

Espero hab