Cómo administrar sabiamente el tiempo de trabajo

En este episodio vamos a hablar acerca de cómo administrar sabiamente el tiempo de trabajo.

Lo primero que quiero mencionar es que nosotros hemos tenido algunas ideas erróneas y preconcebidas acerca de la administración del tiempo, como por ejemplo:
El tiempo es dinero.
Es importante que no perdamos ni un minuto de tiempo y
Si quieres que algo salga bien, entonces debes hacerlo tú mismo.

Estas ideas preconcebidas nos han hecho tener una idea errónea acerca de la administración efectiva del tiempo, pero en este capítulo vamos a revisar algunos métodos que pueden ser muy efectivos tanto para empresarios, trabajadores, líderes y todas aquellas personas que tengan algún contacto con la administración del tiempo.
Pero sobre todo, para que podamos entender a nivel personal como podemos tener éxito y crecimiento en nuestras empresas cuando administramos sabiamente nuestro tiempo de trabajo.

Los solopreneurs

Cuando nosotros iniciamos en nuestras empresas, cuando nosotros iniciamos como "Solopreneurs", somos nosotros solos quienes estamos haciendo todos los pasos en el proceso.
Estamos creando, estamos ofreciendo, vendiendo, llevando, instalando, entregando, haciendo seguimiento, dando mantenimiento, etc.
Todas estas cosas las hemos visto como algo natural y normal, como si todas las empresas tuvieran que iniciar de la misma forma para poder comenzar en los negocios.

"Eso es lo que todos deben hacer", es lo que pensamos.
Pero tenemos que entender que nuestro tiempo es limitado, que no podemos extender más allá de las horas de la semana que efectivamente tenemos.
Que para poder lograr más cosas, tenemos que delegar esas tareas que se pueden delegar a otros.

Tu sólo debes hacer, lo que sólo tú puedes hacer

La idea que me gustaría sembrar en nuestras mentes en este día es: Tu sólo debes hacer, lo que sólo tú puedes hacer.
Esta idea debe constituirse en una regla de oro para poder encontrar el éxito y el crecimiento empresarial.

Si lo puedes delegar, entonces debes delegarlo

A esto se suma una más: "Si lo puedes delegar, entonces debes delegarlo"
Si ocupamos todo nuestro tiempo haciendo el trabajo que otras personas pueden hacer, como la papelería, el archivo, contestar llamadas, revisar correos electrónicos, etc.
Todas estas cosas van a consumir nuestro tiempo y no nos van a permitir encontrar el tiempo que verdaderamente necesitamos para hacer aquello en lo que verdaderamente somos expertos.



Todas las actividades de cualquier empresa se pueden categorizar en tres grupos:
1 Ventas
2 Creación y fabricación
3 Prestación de servicios

Genios en algo.

Dan Kennedy, hablando de la planeación estratégica, menciona que cada persona "Es un genio en algo y debe concentrarse 100% en ese algo para lograr el éxito"

La pregunta que tengo para ustedes:
Cuál es tu fortaleza?
En que eres un genio?

Debes entenderlo, debes definirlo y entonces debes concentrar tu tiempo en ello para poder encontrar el éxito.

Tipos de administración de tiempo

Existen varios tipos de administración de tiempo:
El primero es hacer todo de una manera reactiva o lo que llamamos administración de emergencias, es esperar a que llegue el problema y entonces actuamos.
Este sistema de administración de tiempo, nos mantiene ocupados, nos mantiene estresados y es muy poco efectivo.
El segundo tipo de administración del tiempo lo vamos a llamar un modo proactivo o un modo de causas generadas.
Y es cuando nuestras acciones son las que generan las causas.

Debemos entender cuáles son las cosas más importantes que nuestra empresa está haciendo y entonces debemos hacer esas cosas primero.

Por ejemplo nuestros mejores productos, nuestros mejores servicios, en ellos debemos concentrarnos y delegar las cosas pequeñas a otra persona.

Stephen Covey en su libro "los 7 hábitos de las personas altamente efectivas" menciona esto y dice:

"Que es eso que si haces de manera constante y lo haces muy bien, te puede dar lo que siempre has querido y aliviar todas tus angustias?"

Quiero hacer la pregunta nuevamente.
En qué eres bueno?
Que es eso en lo que verdaderamente eres un genio?

Relajarse en los números.

En nuestras empresas debemos encontrar el número, la meta que tenemos que lograr para poder relajarnos y para poder dedicar nuestro tiempo la planeación.
Una vez que hemos logrado esa meta, ese número, entonces podemos relajarnos en los números y podemos dedicar el porcentaje del tiempo que nos queda para poder encontrar las claves del éxito que van a darnos el éxito.

Tim Ferris en su libro "La semana laboral de 4 horas" menciona que "los grandes resultados provienen siempre de pequeños esfuerzos."

Por tanto, debemos concentrar nuestros esfuerzos en estos pequeños detalles para que se puedan multiplicar los grandes resultados.
De hecho, Tim sugiere incluso que solamente se revisen emails dos veces a la semana y que se deleguen todas las otras tareas que nos quitan el tiempo importante.
Para eso podemos utilizar los autorespondedores, asistentes virtuales y muchas otras herramientas hoy en dia disponibles.

Creación de Agendas

El nivel más alto de la administración de tiempo es lo que llamamos creación de agendas y es donde verdaderamente vivimos la norma de que "solamente hacemos lo que solamente nosotros podemos hacer"
Cuál es nuestra misión en esta tierra? Es estar en reuniones, es estar entre papeles, es estar atendiendo negocios, capacitando, guiando, nutriendo?

Eso es lo que debemos encontrar como lo más importante y entonces debemos organizar nuestras agendas poniendo las cosas importantes como prioridad.

Te sugiero una lista de "tareas por hacer" en donde solamente pongamos cuatro columnas:

1 La columna de las cosas que debo hacer hoy o mañana
2 La columna de las cosas que tengo que hacer pronto
3 La columna de las cosas que puedo delegar a otros o que otros pueden hacer por mí y
4 La columna de las cosas que considero buenas ideas

Si nos aferramos a esta disciplina y método de administración de tiempo entonces habremos dado un paso gigante en nuestro propio beneficio y estaremos listos para el progreso y el éxito que todos merecemos.

Sigamos Adelante, quedamos en Negocios con Éxito.

Carlos Orjuela